Excel 函数记不住？15个最常用的函数，看完就能用

Excel函数几百个，日常工作80%的场景只需要这15个。不用学复杂数组公式，把这几个用熟就能解决大部分问题。

基础统计函数

一句话总结：这几个是最基础最常用的，做表格每天都会用到。

SUM 求和

最常用的函数，没有之一，计算一组数字的总和。

语法：=SUM(数据范围)

示例：

•=SUM(A1:A10) 计算A1到A10所有数字的和

•=SUM(A1:A10,C1:C10) 计算A1:A10和C1:C10两个区域的总和

快捷键：选中数据下方/右侧空单元格，按 Alt+= 一键插入SUM函数自动求和，不用手动输入。

AVERAGE 平均值

计算一组数字的平均值，自动忽略文本和空单元格。

语法：=AVERAGE(数据范围)

示例：=AVERAGE(B2:B100) 计算B2到B100的平均分。

注意：空单元格不会参与计算，但0值会算进去。如果要排除0值，用AVERAGEIF。

MAX / MIN 最大值/最小值

快速找出一组数据里的最大值或最小值。

语法：

•=MAX(数据范围) 找最大值

•=MIN(数据范围) 找最小值

示例：

•=MAX(C2:C100) 找最高销售额

•=MIN(C2:C100) 找最低分

COUNT / COUNTA 计数

统计单元格数量：

•COUNT 只统计数字单元格个数

•COUNTA 统计所有非空单元格个数（包括文本）

语法：=COUNT(范围) / =COUNTA(范围)

示例：

•=COUNT(B2:B100) 统计有多少个数字成绩

•=COUNTA(A2:A100) 统计一共有多少人（非空就算）

COUNTIF / SUMIF 条件计数/求和

按条件统计数量或求和，这两个函数用得非常多。

COUNTIF语法：=COUNTIF(范围, 条件) SUMIF语法：=SUMIF(条件范围, 条件, 求和范围)

示例：

•=COUNTIF(B:B,"男") 统计B列性别为男的人数

•=COUNTIF(C:C,">60") 统计C列分数大于60的人数

•=SUMIF(A:A,"财务部",B:B) 对A列是"财务部"的B列金额求和

•=SUMIF(B:B,">1000") 统计B列大于1000的所有数值的和

多条件版本：COUNTIFS（多条件计数）、SUMIFS（多条件求和），语法类似，条件可以加多个。

逻辑判断函数

一句话总结：做判断、分等级、显示不同结果全靠IF。

IF 条件判断

根据条件返回不同结果，最常用的逻辑函数。

语法：=IF(条件, 条件成立时的值, 条件不成立时的值)

示例：

•=IF(C2>=60,"及格","不及格") 分数大于等于60显示"及格"，否则"不及格"

•=IF(B2="男","先生","女士") 根据性别显示称谓

• IF可以嵌套：=IF(C2>=90,"优秀",IF(C2>=60,"及格","不及格")) 多个层级判断

嵌套IF不要超过3层，多了容易乱，可以用IFS函数或者VLOOKUP替代。

AND / OR 多条件判断

配合IF使用，多个条件同时判断：

• AND：所有条件都成立才返回TRUE

• OR：只要一个条件成立就返回TRUE

示例：

•=IF(AND(C2>=60,D2>=60),"全科及格","有挂科") 两门都60以上才算及格

•=IF(OR(C2>=90,D2>=90),"有单科优秀","") 只要一门90分以上就算优秀

IFERROR 错误值处理

公式出错的时候（比如VLOOKUP找不到、除以0），显示指定内容而不是#N/A、#DIV/0!这种错误值。

语法：=IFERROR(正常公式, 出错时显示的内容)

示例：=IFERROR(VLOOKUP(A2,表!A:B,2,0),"未找到") 找不到就显示"未找到"，不要显示#N/A。

这个函数非常实用，表格里出现#N/A很难看，用IFERROR包一下就美观多了。

查找匹配函数

一句话总结：找数据、匹配表格全靠这几个，VLOOKUP/XLOOKUP是职场必学。

VLOOKUP 纵向查找

最有名的Excel函数之一，按第一列查找，返回指定列对应的值。

语法：=VLOOKUP(查找值, 查找范围, 返回第几列, 精确匹配/近似匹配)

第四个参数：0/FALSE是精确匹配（最常用），1/TRUE是近似匹配。

示例：=VLOOKUP(A2,员工信息!A:D,4,0) 在员工信息表A列找A2的值，找到后返回第4列（D列）对应内容，精确匹配。

踩坑记录：

1. 查找值必须在查找范围的第一列，不然找不到，这是很多人出错的原因

2. 第四个参数一定要写0（精确匹配），不写默认是近似匹配，结果会错

3. 查找范围如果要下拉填充，记得加$绝对引用，比如$A$2:$D$100，不然范围会跑

4. 找不到就返回#N/A，用IFERROR包起来处理错误

XLOOKUP 新版查找函数

Excel 2021/365及以上版本才有，是VLOOKUP的升级版，比VLOOKUP好用太多：

• 可以任意方向查找，不要求查找值在第一列

• 可以从右往左找

• 自带错误处理，不用套IFERROR

• 语法更简单

语法：=XLOOKUP(查找值, 查找列, 返回列, 找不到时显示的值)

示例：=XLOOKUP(A2,员工信息!A:A,员工信息!D:D,"未找到") 效果和上面VLOOKUP一样，但更简单不容易错。

如果你的Excel版本支持XLOOKUP，建议直接用XLOOKUP，不用学VLOOKUP了。

INDEX+MATCH 组合查找

兼容性最好的查找组合，所有Excel版本都能用，比VLOOKUP灵活：

• MATCH找位置：MATCH(查找值, 查找列, 0) 找到在第几行

• INDEX返回值：INDEX(返回列, 行数) 返回对应行的值

组合起来：=INDEX(D:D,MATCH(A2,A:A,0)) 和VLOOKUP效果一样，但不受列位置限制，查找列不需要是第一列。

适合老版本Excel用不了XLOOKUP的情况。

文本处理函数

一句话总结：处理文字、拆分合并内容，这几个足够用了。

LEFT / RIGHT / MID 截取文本

从文本中截取部分字符：

• LEFT：从左边开始截取N个字符

• RIGHT：从右边开始截取N个字符

• MID：从中间指定位置开始截取N个字符

语法：

•=LEFT(文本, 截取长度)

•=RIGHT(文本, 截取长度)

•=MID(文本, 开始位置, 截取长度)

示例：

•=LEFT(A2,1) 提取姓氏（假设A2是姓名）

•=RIGHT(A2,4) 提取手机号后四位

•=MID(A2,7,8) 从身份证号第7位开始截取8位（出生日期）

LEN 统计文本长度

统计单元格里有多少个字符。

语法：=LEN(文本)

示例：=LEN(A2) 统计A2内容有多少个字，经常用来判断手机号/身份证号位数对不对，比如=IF(LEN(A2)=11,"正确","手机号位数不对")。

TEXT 格式化数字

把数字按指定格式转成文本，比如日期格式化、数字加单位等。

语法：=TEXT(数字, 格式代码)

示例：

•=TEXT(A2,"yyyy-mm-dd") 把日期格式化成2026-07-02这种格式

•=TEXT(A2,"0.00") 保留两位小数

•=TEXT(A2,"0%") 转成百分比

•=TEXT(A2,"¥#,##0.00") 格式化成货币格式

& 合并文本

不需要函数，直接用&符号就能把多个单元格内容合并在一起。

示例：

•=A2&B2 把A2和B2内容拼接起来

•=A2&"-"&B2 中间加个横杠拼接，比如"北京-朝阳区"

• 复杂合并也可以用TEXTJOIN函数：=TEXTJOIN("-",TRUE,A2:C2) 把A2到C2用横杠连接，忽略空单元格

日期函数

一句话总结：算日期、算间隔，不用翻日历数天数。

TODAY / NOW 当前日期时间

•=TODAY() 返回当前日期，每天打开自动更新

•=NOW() 返回当前日期和时间

不需要参数，直接写就行。示例：=DATEDIF(A2,TODAY(),"y") 计算从A2日期到今天有多少年（算年龄很方便）。

DATEDIF 计算日期间隔

计算两个日期之间的年数、月数、天数。

语法：=DATEDIF(开始日期, 结束日期, 单位) 单位："y"是整年，"m"是整月，"d"是整天。

示例：

•=DATEDIF(A2,TODAY(),"y") 计算年龄

•=DATEDIF(A2,B2,"d") 计算两个日期之间隔了多少天

YEAR / MONTH / DAY 提取年月日

从日期里单独提取年、月、日。

示例：

•=YEAR(A2) 提取年份

•=MONTH(A2) 提取月份

•=DAY(A2) 提取几号

常见错误与解决

一句话总结：公式出错不要慌，看错误值就知道问题在哪。

函数学习建议

一句话总结：不要死记硬背，多用几次自然就记住了。

1.先学最常用的：SUM、IF、VLOOKUP/XLOOKUP、SUMIF/COUNTIF，这几个占了日常使用的80%，先把这几个练熟

2.嵌套从简单开始：先写简单公式，能跑通了再慢慢加嵌套，不要一开始就写一长串

3.用Fx插入函数：记不住参数就点编辑栏左边的Fx按钮，有向导提示每个参数填什么

4.不要迷信复杂函数：能简单解决就不要写复杂数组公式，Ctrl+E快速填充能搞定的事情不用写函数

5.出错了用公式求值：公式→公式求值，一步步看哪里算错了，比盯着公式看半天管用

写在最后

一句话总结：函数不是越多越好，把常用的十几个用熟，比背几百个函数有用得多。

很多人觉得Excel函数高大上，非要学很多复杂的，其实大部分日常工作SUM、IF、VLOOKUP这三个就能解决大部分问题。函数是工具，不是用来炫技的，能快速解决问题的就是好方法。

从今天开始，遇到数据处理的需求先想想能不能用这几个函数解决，用多了自然就熟练了。

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