Word&Excel 整理文档表格小手册

1. 清除粘贴自带样式

复制文字经常连带原格式，选中文字按快捷键 Ctrl+Shift+N，一键清掉多余样式。

2. 插入批注

选中文字 →【插入】→【批注】，右侧弹出备注框，直接写注释就行。

3. 添加文档内超链接

选中内容 →【插入】→【超链接】→【本文档中的位置】，挑选跳转目标，还能修改链接显示名称。

使用：按住Ctrl点击链接跳转。

✨小坑：找不到目录？把目录设置成系统自带的标题 1/2/3 样式，就能识别到啦。

4. 自动目录

【引用】→【目录】，支持自定义目录，调整显示层级和外观样式。

5. 修订模式（改稿神器）

【审阅】→【修订】，标记选择「所有标记」，修改内容会留下痕迹，方便核对改动。

6. 左侧导航窗格

【视图】→【导航窗格】，文档左侧出现导航栏，快速跳转章节。

7. 格式刷

选中做好格式的源文本，点格式刷图标，再刷目标内容，一键复制样式。

📊 Excel 表格技巧

1. 筛选

选中表头行，右键开启【筛选】，快速筛选数据。

2. 冻结首行 / 首列

【视图】→【冻结窗格】，滚动表格时固定表头，不用来回拖。

3. 常用函数

• IF 函数：用来做条件判断。例：IF(K2>100,"不需布置作业","需布置作业")

判断 K2 单元格语文成绩，大于 100 就返回不需布置作业，反之则需要。

小提示：IF 第一个参数只针对单个单元格判断。

• COUNTIF+IF 组合：判断 Q 列内容是否存在于 S 列

找到 Q1 的值，COUNTIF 计数大于 0 代表存在，IF 返回文字「存在」，找不到就返回「不存在」。

• VLOOKUP 函数：按学号匹配调取语文、数学成绩

公式：VLOOKUP(B2,H:J,3,0)

B2 = 拿这个单元格内容去查找；

H:J = 查找范围 H-J 列；

3 = 返回选定区域第 3 列数据；

0 = 精确匹配，找不到显示 #N/A。

💡温馨提醒：不同 Office 版本界面略有差别，找不到功能按钮灵活变通～